Gestión documental

Un sistema de gestión documental facilita la labor de la empresa a la hora de almacenar, organizar y acceder al ingente volumen de información y documentos que cada día llega, se genera y necesita la organización. Esto se logra gracias a una digitalización óptima de los documentos en papel, una catalogación ágil y efectiva, una gran integración con su software de gestión y unos mecanismos de búsqueda y acceso a la información sencillos y potentes.

Características

Digitalización e indexación de documentos

La digitalización de los documentos y su correcto archivado es el primer paso en un sistema de gestión documental, y es además la actividad más laboriosa. Por ello la optimización de este proceso es de vital importancia. Gracias al empleo de la tecnología más eficiente de escaneado por lotes y reconocimiento de caracteres hemos logrado que la automatización del proceso sea máxima.

Control de versiones

Otra de las grandes aportaciones de la gestión documental es el control de las versiones y modificaciones de los documentos digitales generados por la empresa. Esto posibilita el seguimiento, la comparación y la recuperación de las versiones de los documentos a medida que van siendo modificados.

Integración con el sistema de gestión

Si bien pueden funcionar de forma autónoma, las soluciones de gestión documental dan un salto exponencial en términos de funcionalidad y productividad cuando se integran con su software de gestión empresarial (ERP y CRM). La mayoría de los documentos importantes para la empresa están relacionados con registros y transacciones que se encuentran en nuestro programa de gestión. Integrando ambos se agiliza el acceso a los documentos al poder abrirlos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.

Potente buscador

Almacenar la información de forma segura y sistemática es una parte importante del sistema, pero también lo es el dotar al usuario de herramientas de búsqueda que le permitan localizar con facilidad documentos atendiendo a criterios arbitrarios. Así es posible buscar siguiendo todo tipo de criterios: nombre de archivo, tipo de documento, fecha de entrada/modificación, registros asociados (cliente, proveedor, factura,…), contenido del archivo, etc.

Flujos de trabajo

Es posible definir y controlar los flujos de trabajo relacionados con los documentos en función de su origen, de su naturaleza, del usuario o departamento implicados, etc. De esta forma podremos, por ejemplo, automatizar el envío de un documento del departamento de facturación al de contabilidad, avisarnos cuando se apruebe o se rechace. De nuevo, integrado con su aplicación de gestión, dota a la herramienta de la capacidad de disparar la eficiencia y la productividad de su organización, y de garantizar la estandarización y la excelencia en los procesos de la empresa.

Trabajo colaborativo

Un sistema de gestión documental es también una sensacional herramienta de trabajo colaborativo. Los usuarios podrán compartir documentos, modificarlos, hacer anotaciones y comentarios y mantener informados de los cambios a los usuarios interesados.

Beneficios

Gestión y control efectivos

El acceso instantáneo a toda la documentación necesaria de  una forma sencilla es el beneficio central de un sistema de gestión documental. Pero esto implica además una serie de ventajas, como son la eliminación de desplazamientos, la reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, el ahorro de espacio físico, y la resolución del problema de localización de documento. Cuando además se integra en el software de gestión de la empresa, aumenta la transparencia de las operaciones, al poder ver para una determinada operación (asiento, dietas, etc.) de forma instantánea el documento físico que la justifica.

Uso racional de los recursos

La información es un recurso crucial en la empresa y la gestión documental facilita que ésta se comparta y se aproveche de forma más eficiente y de forma más colectiva. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. 

Seguridad y fiabilidad

La información y los documentos de gran valor para la empresa pueden almacenarse en ubicaciones  de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación, mientras que para el uso diario se dispone de su réplica electrónica. 

Productividad y valor añadido

Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar físicamente los documentos.